Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS

-Vi har en del av historien din

Avlevering personarkiver


For å gå direkte til maler for avlevering, klikk her.


Ordning av sensitive personarkiver:

Kommunene har ulike arkiver med sensitive personopplysninger, for eksempel klientmapper, elevmapper og personalmapper.
 
Arkivene skal avleveres IKAVA når de er ca. 10 år gamle (dvs. at det har gått 10 år siden siste kontakt). IKAVA tar inntil videre imot følgende typer sensitive personarkiver:
  • Elevmapper fra skoler
  • Elevmapper fra PP-tjenesten
  • Klientmapper fra sosial og barnevern
  • Mapper barnehagebarn 

Ordningsprosess personarkiver:

  • Det skal være en mappe pr. person. Er det store mengder dokumenter kan det brukes flere mapper på én og samme person.
  • Mappene skal ordnes etter den opprinnelige ordning, som stort sett har vært alfabetisk eller etter fødselsdato
  • Arkivene kan ordnes i bolker av 5-10 år.( ikke ett og ett år). Dvs. å samle personmapper fra denne perioden og ordne dem alfabetisk eller etter fødselsdato.
  • Mappene skal renses for materiale som ikke skal bevares. Fjern binderser, stifter, gule lapper, plastmapper, rundskriv, ekstra kopier m.m.
  • Legg mappene i riktig rekkefølge i godkjente arkivbokser. Godkjente bokser skal være  9,5 cm brede, syrenøytrale og ha "tunge" istedetfor hull i fronten. NB: Boksene skal være passelig fulle.
  • Registrér i en arkivliste. Arkivlisten skal innholde navn og fødselsdato på hver personmappe i boksene. Listen skal også inneholde navn på avleverende enhet og kontaktperson. Eksempel på arkivliste finner du her.
  • Ved avlevering skal det ligge en liste foran i hver boks. Det skal også leveres en samleliste over hele arkivet. IKAVA vil også gjerne ha en liste i dataformat, hvis dette er mulig.
  • Boksene skal ha godkjente etiketter. De finner du her. Etikettene skal innholde navn på kommune, avleverende enhet, type arkiv, tidsperiode og henvisning til personmapper (for eksempel A-H eller født 01.01.-31.03).
 
Ta kontakt med IKAVA før arkivene avleveres til oss. For avtale om tidspunkt for avlevering m.m.
 
For mer informasjon om ordning av personarkiver, kontakt rådgiver Bård Raustøl. Tlf: 38145590/92217220 eller e-post: raustol@ikava.va.no
Publiseres med eRedaktør
Logg inn