Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS

-Vi har en del av historien din

Avlevering historiske arkiver

IKAVA oppbevarer kommunenes og fylkeskommunens historiske arkiver. IKAVA har, med få unntak, mottatt kommunenes arkiver fra tiden før ca 1965. De fleste av disse arkivene er ordnet og katalogisert. Men kommunene har fortsatt betydelige mengder arkiver fra siste halvdel av 1960-tallet og framover i egne lokaler. Også disse arkivene skal på kort eller noe lengre sikt avleveres til IKAVA. Arkivene må være ordnet og listeført før avlevering.

Ordningsprosess, historiske arkiv


Ordning av saksarkiver:

Trinn 1 – grovordning:
Sortér arkivene inn i kasser, bokser, protokoller, ringpermer. Prøv å identifisere og skille ut evt. arkivskapere. Forsøk å dele inn etter arkivskjemaer.

Trinn 2 – finordning:
Ordne én serie av gangen.
Rens arkivene – dvs. fjern materiale som ikke skal bevares, som binderser, stifter, gule lapper, tape, plastmapper, rundskriv (egenproduserte rundskriv skal bevares), overflødige kopier.
Dokumenter fra ringpermer tas ut av permene og legges i mapper og bokser. Mapper merkes med tidsrom og innhold. Dårlige og ødelagte mapper må erstattes. Bruk godkjente omslag/saksmapper.
Pakk mappene i godkjente arkivbokser.
Registrér innhold i hver boks i arkivliste. Hver mappe må registreres (unntak: Ved ordning av saksarkiver ordnet etter arkivnøkler er det nok å registrere arkivkode fra-til pr. boks).

Ordning av protokoller:
Hver protokoll skal registreres med innhold og tidsrom. Etikett skal limes på protokoll. Bruk protokolletikett.

Ordning av møtebøker, journaler og kopibøker:
Disse typene arkivserier skal bindes inn med godkjente innbindingsmaskiner. IKAVA kan gjøre jobben med innbinding mot betaling. Kontakt IKAVA for mer informasjon.

Ta kontakt med rådgiver Bård Raustøl for spørsmål om avlevering av historiske arkiv. tlf 38145591/92217220 eller e-post: raustol@ikava.va.no


Publiseres med eRedaktør
Logg inn