Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS

-Vi har en del av historien din

Omfattende innsynsbegjæring om ansattes reiseregninger

Mange kommuner i hele landet er fått tilsendt et omfattende innsynskrav som gjelder opplysninger om ansatte. Opplysninger som er knyttet til ansattes reiseregninger er i utgangspunktet offentlig informasjon som kommunene plikter å gi innsyn i. Det er imidlertid viktig å påse at det ikke gis innsyn i personlige forhold regulert etter forvaltningslovens §13 1. ledd, for eksempel enkeltpersoners bankontonummer.

Paragraf 28 i offentleglova sier at innsynskravet må gjelde en bestemt sak eller i rimelig utstrekning saker av en viss art. Formuleringen "rimelig utstrekning" skal sikre forvaltningen mot at arbeidsbyrden med innsynskravet ikke blir for stor. 
Dersom organet ved hjelp av teknologi og søk automatisk kan finne sakene enkelt fram, skal det gis innsyn i fleire saker i "rimelig utstrekning". Dersom informasjonen må finnes fram manuelt, kan kravet om saker i rimelig utstrekning ikke kreves innfridd.

Offentliglovens § 9 innebærer at organet har plikt til å gi innsyn i databaser, dersom dette kan gjøres ved enkle framgangsmåter, ved hjelp av enkle kommandoer eller søk. Enkle søk vil kunne føre til nye dokument. Disse må offentligvurders før det kan gi innsyn.

Mulighetene den enkelte kommune har for å gjøre enkle søk i sitt lønnssystem for å få fram opplysningene som det søkes innsyn i, er avgjørende for om kommunen er pliktig til å gi innsyn i informasjonen etter offentlighetslovens § 9.

Se også http://kommunal-rapport.no/artikkel/Gigant-innsynskrav_kan_trolig_avvises

Publiseres med eRedaktør
Logg inn